Můžete nám představit vaši společnost LERIKA Tax & Accounting?

Zabýváme se daňovým poradenstvím, vedením účetnictví a vedením mzdové evidence. Jsme na trhu od roku 2005 a od té doby jsme se rozrostli do týmu cca 25 lidí. Máme i svoji pobočku na Slovensku, která pokrývá potřeby našich českých klientů expandujících na slovenský trh. Naší vizí je poskytování vzájemně propojených služeb z oblasti účetnictví, daní a vedení mezd (případně i v jednotlivých uváděných oblastech) způsobem, který reflektuje na prvním místě potřeby klienta, klade důraz na kvalitu po odborné i procesní stránce, a který je efektivní a dobře zorganizovaný. Prostředky, jak toho chceme dosáhnout, vidíme v kvalitním a efektivním nastavení vnitřních procesů, v důrazu na osobní zodpovědnost našich pracovníků, v pravidelném vzdělávání a v dobré komunikaci uvnitř firmy, ve spolupráci a dobrých vztazích uvnitř pracovního kolektivu.

Zmínila jste, že máte pobočku i na Slovensku. Když jste ji tam v roce 2008 otevírali, ulehčilo vám situaci to, že máte firmu postavenou na cloudu?

Technologicky nám to situaci velmi ulehčilo. Vše máme jednotné a dostupné odkudkoli. Defacto téměř vše probíhá stejně jako tady v ČR. Příjem dat, zpracování, archivaci a výstupy. To vše máme standardizované a urychluje to práci celé firmy.

Kolegové popsali vaši firmu jako bezpapírovou kancelář. Jak vnímáte potřebu digitalizace a mít vše online v cloudu?

Digitalizace je v současnosti velmi skloňované slovo a v účetním světu se často zužuje na vytěžování účetních dokumentů prostřednictvím umělé inteligence. Já potřeby digitalizace vnímám v širším kontextu.

Vytěžování jistě ulehčuje práci a i my je využíváme. Přenos informací z účetního dokladu do ERP systému lze ale mnohdy zajistit efektivnější cestou, ať již formou importu faktur ve formátu xml, ISDOC nebo pomocí QR kódu. Vytěžování dokumentů je universální způsob a nevyžaduje součinnost protistrany, vystavovatele faktur. I proto je asi tolik v současnosti rozšířené. Budoucnost ale vidím spíše v této druhé cestě.

Aktuálně vnímám jako chybějící článek, která je s digitalizací účetnictví spojená, kvalitní DMS systém, který by byl uzpůsobený pro potřeby účetnictví. Systémy pro vytěžování faktur aktuálně dostupné na trhu nabízí různé elektronické archivy, často velmi propracované, do kterých jsou elektronické doklady po jejich vytěžení ukládány. Jenže účetní doklady nejsou jen faktury. A už vůbec ne pouze faktury přijaté (s těmi tyto archivy nejčastěji pracují). K účetním záznamům je potřeba připojovat excelové tabulky, smlouvy, různá podání např. ve formátu xml, daňová přiznání a účetní závěrky aj. Potřebujete mít možnost vyhledávání v různých úrovních. A k tomu potřebujete pořádný DMS, který budete mít propojený s ERP systémem a kde budete mít možnost nastavení různých oprávnění pro různé typy dokumentů, různé úrovně vyhledávání apod. A také musíte být schopný provést export dokladů z takového systému, nejlépe při současném zachování „utřídění“ dokladů a zachování jejich logické vazby na záznamy v účetním deníku. Občas se totiž stane, že se od nás klient rozhodne odejít, a my potom musíme být schopní mu vše v rozumné formě předat.

Aktuálně využíváme pro tyto potřeby kombinaci Sharepoint 365 (sdílení dokumentů s klienty), sdílené úložiště dokumentů dostupné přes vzdálenou plochu u iPodniku (interní úložiště klientských dokumentů) a systém BMD a jeho DMS modul (trackování mailů, klientské informace). Do budoucna to ale nemusí být úplně udržitelný systém, obzvláště při velkém objemu dat. Zatím jsme ale na trhu neobjevili nic, co by nás v tomto směru uspokojilo.

Takže potenciál vidíte i ve standardizaci faktur a případné jejich digitalizaci.

Zde by to byl výrazný posun kupředu. Urychlila by se tím celková práce a tím by se snížila i samotná cena za zpracování faktury. Ale to je jen zlomek práce. Velké příležitosti vidím v propojování systémů a předávání dat ve standardizovaných formátech, jakým je například xml.

Jak probíhá automatizace zpracování tištěných dokumentů, které vám klienti přinesou?

Tištěných dokumentů chodí minimum. Jsou to případy klientů, kteří upřednostňují tradiční listinný způsob vedení účetnictví. Řídíme se heslem, že pro nás jsou rozhodující přání a preference klienta. Pokud jim je tento způsob bližší a odpovídá jejich nastaveným interním procesům, nebudeme nikoho násilím nutit do změny systému. Respektujeme to. Vše je ostatně otázkou ceny. Automatizace je v takových případech minimální, zpracování probíhá tradiční cestou. I v těchto případech se samozřejmě snažíme o maximální efektivitu, samozřejmostí je například stahování bankovních výpisů elektronicky nebo automatický přenos mzdových záznamů (pokud jsou v odlišném systému), elektronická komunikace se státní správou. V účetním systému POHODA navíc velmi dobře funguje funkce kopírování již zadaných účetních záznamů, takže při vlastním zadávání opakujících se faktur často měníte pouze datum a částku, případně text účetního případu. Časově vychází takový způsob práce velmi podobně jako při elektronickém vytěžování dokladů. To, co je pracnější, je ta navazující činnost: doplnění účetního dokladu o všechny jeho náležitosti, tedy vytištění a připojení tzv. „košilky“, uložení a v neposlední řadě i pravidelné předávání zpracovaných účetních dokladů klientovi.

Jak velké zastoupení je papírových dokumentů od vašich zákazníků?

Toto číslo jsem nedávno počítala a je jich 10 %. Jsou to zákazníci, kteří vnímají účetnictví v klasické formě nebo v rámci jejich procesů je výhodnější používat papír. Samozřejmě, že na tuto formu spolupráce jsme také připraveni a jejich procesy plně respektujeme. Nesnažíme se je měnit.  

Toto číslo se neustále zmenšuje. Vždy jsme museli řešit místnost i samotné skříně pro dokumenty. Když jsme se však stěhovali do nových prostor v roce 2008, tak jsme se s touto „archivační“ místností vůbec nepočítali. Posun je zde tedy veliký. Vždyť ještě před 5 lety byly doklady převážně přijímány klasickou poštou.

Jak probíhá automatizace online zaslaných dokumentů? 

Asi takto. Klient nahraje doklady na naše cloudové úložiště na Sharepointu do vydefinovaného adresáře a účetní o tom přijde do mailu notifikace. Spustí si systém Lidok, který faktury tzv. nachroustá. Účetní potom prochází jednu fakturu po druhé. Na jedné části obrazovky má zobrazený PDF dokument, na druhé části vidí vytěžené údaje. Může provést případnou úpravu. Po verifikaci vytěženého dokumentu je pak zaúčtován do příslušného ERP systému, který má účetní spuštěný a otevřený na druhém monitoru. Dojde k přejmenování PDF dokumentu podle čísla dokladu přiděleného v ERP systému a zároveň k jeho přesunu na SharePointu mezi zpracované dokumentu – tedy do digitálního archivu.

V případě plného vytěžování dat a digitalizace účetnictví tedy vymizí jednak proces manuálního zadávání dat do účetního softwaru (ten je nahrazen kontrolou, zda k vytěžení došlo korektně), ale odpadá i další manipulace s elektronickým dokumentem, vytvoření logické vazby mezi příslušným PDF souborem (elektronickým dokladem) a záznamem v účetním softwaru a jeho uložení do definovaného adresáře. To vše již probíhá automaticky.

Společně s mojí kolegyní a obchodní partnerkou Monikou Borkovcovou vidíme hlavní přínos digitalizace účetních dokumentů ani ne tolik ve vlastním vytěžení dat, ale právě v automatizaci tohoto navazujícího procesu.

Účetnictví mám spojeno s archivací a zálohováním dat. Jak toto probíhá u vás?

U nás řeší zálohování našich digitálních dat iPodnik, o to se starat nemusíme. V minulosti jsme si už v praxi párkrát ověřili, že pokud potřebujeme najít nějaký „ztracený“ nebo přepsaný dokument v zálohách, vždy ho v iPodniku v zálohách našli a obnovili nám ho. Zálohování je tedy proces, kdy se „živá“ data každý den uloží (zazálohují) do jiného místa, kde jsou pro případ potřeby k dispozici.

Oproti tomu proces archivace je to, kdy vaše nikoli „živá“ data, ale data z již uzavřených projektů oddělíte od tzv. „živých“ dat a umístíte do jiného, k tomu vyhrazeného úložiště. Archivaci u nás řešíme zpravidla jednou ročně po účetních závěrkách. Opět na procesu archivace spolupracujeme s iPodnikem, kdy my na naší straně definujeme, která data se mají přemístit do archivu a případně kam, a iPodnik nám pomůže s dalšími kroky.

Pohráváte si s myšlenkou implementace reportingu pomocí Microsoft Power BI. Co od tohoto řešení očekáváte?

Microsoft Power BI vnímám jako nástroj umožňující propojení dat z různých systémů, jejich syntézu a dodání výsledků, které nyní řešíme „ručně“ s pomocí excelových tabulek. Propojení systémů s pomocí Power BI by nám přineslo rychlejší získání potřebných informací a časovou úsporu při jejich pořizování. Lze tak velice snadno sledovat výkon firmy, oddělení, ziskovost nad jednotlivými zakázkami atd. Vše ihned v přehledném reportu.

Jaké trendy a potřeby mají dnes moderní účetní firmy?

Naše potřeby spočívají v propojování systému, robotizaci rutinních úkonů a navazující automatizaci. Jak jsem zmínila výše, jako hlavní téma budoucích měsíců nebo let vidím v zajištění kvalitního DMS systému a možnosti snadné komunikace a předávání informací s klienty, ideálně přes webové rozhraní. K tomu se přidává již výše zmíněný reporting a práce s daty.